От учета — к управлению

И вот здесь мы подошли к другому измерению работы над крупным переводческим проектом — управлению. Из вышеизложенного очевидно, что организовать и отследить выполнение задания коллективом из десяти, а то и больше специалистов из различных областей — задача сложная.

 

Чем больше рабочих операций, тем сложней координировать их своевременное исполнение. Управление проектом осуществляет его руководитель (проект-менеджер), который обладает всеми распорядительными полномочиями и соответственно полнотой ответственности в рамках проекта.

 

Поначалу крупные проекты составлялись и отслеживались на бумаге. Это было в определенной степени приемлемо, когда рабочих операций было немного. Однако чем больше проект, тем больше разветвленных рабочих операций, тем сложнее это все отследить, тем больше нагрузка на управленцев, тем легче совершить ошибку, со всеми вытекающими последствиями.

 

Планирование начинается с подробного расписывания всех задач, составляющих технологический процесс. Следует определить их длительность и логические связи между ними, какая операция следует за какой. Каждую операцию (в специализированной литературе она называется бизнес-процесс) необходимо обеспечить ресурсами — кадровыми (штатных и внештатных сотрудников фирмы с их индивидуальным расписанием рабочего времени и выходных дней) и материальными (оборудованием, расходными материалами и т.д.).

 

Уже на этом этапе ситуация становится практически неуправляемой. Вручную такой проект рассчитать затруднительно. А ведь таких проектов может быть несколько. Кроме того, в планы вполне может вторгаться реальность (болезнь сотрудника, задержка поставки исходных данных или уточнений / дополнительных пояснений заказчиком и т.п.).

 

Пришло понимание того, что без информационных технологий (IT) не обойтись. Вот и возникает еще одно измерение работы переводческой компании — автоматизация. Крупным фирмам (например, Газпрому) решать эти задачи проще. Для них на рынке имеются готовые системы и модули с отраслевой специализацией, и их бюджет позволяет иметь мощную систему класса ERP (Enterprise Resource Planning) стоимостью в сотни тысяч долларов.

 

Средние и тем более малые предприятия чувствительны к цене, да и срокам внедрения систем. Для них наиболее желательна постепенная автоматизация (по процессам — от финансовых и кадровых блоков — к управлению работой штатного и внештатного персонала и т. д.). Их руководители заинтересованы не в наворотах ERP, а в повышении эффективности и управляемости фирмы — чтобы поддерживать качество обслуживания клиентов, чтобы обеспечить равномерность загрузки кадров и распределения производственных мощностей. Да и вообще, внедрение тяжелых систем уровня ERP — это не пятиминутное дело, процесс нередко растягивается на годы.

 

Первое, что приходит в голову — это существующие готовые решения. Есть, например, продукты типа TimeLine и MS Project. Однако практический опыт показал, что эти программы при всех своих достоинствах рассчитаны скорее, скажем, на строителей, чем на переводчиков.

 

Конечно, у них есть несомненные удобства, например, возможность составить план проекта и представить его в самых разных видах и диаграммах. Они позволяют отслеживать увеличение или уменьшение длительности проекта, что, в свою очередь, позволяет вовремя принять меры и предотвратить задержку сдачи проекта. Однако попытки адаптировать их под практические нужды бюро переводов не дали практически значимого результата.

 

Появившийся на российском рынке японский продукт TMU Groupware, казалось бы, специально предназначенный для малого бизнеса, для переводчиков, оказывается, тоже не очень подходит. Можно, в принципе, дописать для него дополнительные заказные модули, но стоимость их получается настолько высокой, что все это теряет первоначальную привлекательность, да и нет уверенности в том, что результат будет соответствовать ожиданиям.

 

Заслуживает внимания получающая распространение среди бюро переводов программная разработка на платформе 1С Предприятие, адаптированная под бюро переводов. Сразу видно, что адаптацией занимались переводчики — уж они-то лучше кого бы то ни было знают свои потребности. Инструментарий учета в этой программе комплексный и удобный в использовании. Неплохо проработаны возможности отслеживания хода выполнения текущих переводческих проектов.

 

В соответствии с разработанным планом производится выдача рабочих заданий с указанием местонахождения справочных материалов, а также входных и выходных данных, описанием задачи, даты ее выдачи и окончания работы. Формализация рабочего задания позволяет снять неточности и лишние вопросы. Есть, конечно, в этой программе что доделать, но главное — это начало.

 

И все же несмотря на некоторые подвижки нельзя не отметить, что в целом все еще чувствуется определенная недоавтоматизированность переводческой отрасли в России. И это является проблемой в плане создания предпосылок для по-настоящему высококачественной работы. Посмотрите, куда ни кинь, все переводческие конторы гарантируют (в устной форме) «соблюдение сроков и качества выполнения переводов». Уместно спросить — а как у них это получается? Каков механизм реализации этой гарантии? Как они состыковывают сотни разноплановых операций? Ответы на эти вопросы никто дать не может. Возникает вопрос — как можно гарантировать что-либо, не имея механизм реализации?